億客戶| 如何實現企業知識統一管理?西奧電梯是這樣做的

2019年1月13日,由西奧電梯、春風動力、老板電器這三家杭州企業聯合發起的IT聯誼年會&IT供應商共享發布會在杭州運河塘棲雷迪森莊園舉辦。作為西奧電梯優秀合作伙伴,億方云應邀出席并在本次發布會上獲得榮譽。

目前,通過浙江制造認證的電梯企業為數甚少,杭州西奧電梯有限公司(簡稱“西奧電梯”)便是其中之一。作為一家現代化綜合型電梯服務制造商,西奧電梯在電梯整機產品的研發、設計、生產、銷售、安裝及售后維保等環節均會產生大量報表、圖紙、音視頻資料等各類形式的知識資產,對于知識的高效管理有著強烈需求。

就是這樣一家知識管理的高需求企業,2017年便選擇與億方云達成合作。這背后,西奧電梯究竟有著怎樣的考量?

知識管理面臨多重挑戰

西奧電梯立足杭州,并在全國布局銷售網絡及分公司,現擁有3000余名員工,為全球70余個國家和地區提供服務。立身如此龐大的業務體系,西奧電梯希望做到:對外持續為客戶和全社會創造價值,對內為員工和企業沉淀核心數據資產,即做好企業內部的知識管理,因此選擇一款優秀的文件管理產品就顯得尤為重要。

目前,西奧電梯產品包含九大系列,產品類型涵蓋二十余種梯型。正是這種多系列、多品類的產品結構,使得電梯制造過程中的中間文檔也更為繁雜,西奧電梯在企業知識的統一沉淀與管理中往往面臨重重挑戰:

公司產業及業務鏈復雜,繁多的辦公文件如何統一歸檔與管理?
目前企業管理模式呈現集團化與垂直化,如何提高各部門員工間的溝通效率?
組織結構復雜業務跨度大,如何實現高效協同下的辦公文件快速分享?
OA、ERP、FTP、IM等各類信息化系統彼此割裂,如何形成有效連接?

基于知識管理,億方云給西奧帶來了哪些價值?

基于西奧電梯繁多的核心數據資產,億方云為之搭建起了集文件存儲、共享與辦公于一體的統一知識管理平臺——西奧云。在西奧云上,總公司,各分、子公司,上游供應商,下游代理商,外部項目參與者等企業內外部成員間都可實現各種應用場景下的文件快速、安全流轉,企業知識管理取得一定成效。

搭建產品資料庫,企業核心知識被有效匯聚

西奧電梯擁有九大系列、二十余種梯型產品,加上電梯產品本身就相對復雜,設計要求也較高,涉及的文檔也自然更為繁雜。以銷售管理部門為例,如何有效管理好各類產品文件,并方便相關銷售人員快速找到所需文件,一直是困擾他們的一大難題。

此前,為了便于銷售相關人員查找文件,銷售管理部人員在FTP中以電梯型號命名文件夾資料,這樣銷售人員可以根據型號一層層查找到自己想要的電梯產品資料,但是長期下來,文件夾層級深查找效率低,并且電腦系統限制文件夾路徑的長度,文件存放受限。

西奧云作為西奧電梯各類梯型產品的資料庫,可將企業所有文件有效匯聚,包括應用系統和散落在FTP、QQ、郵箱、個人PC等各處的文件,逐步形成西奧電梯的核心知識庫。同時,運用云盤的搜索功能,不局限于文件夾標記文件路徑,員工通過搜索標簽、關鍵詞、文件類型等屬性也能較快搜索到對應梯型的產品文件,提高了查找的效率和便利性。

信息交互不再繁瑣,跨部門溝通效率明顯提升

除文件繁多外,西奧電梯總部各部門之間信息交互困難也是辦公效率無法快速提升的一大阻礙。以【工地運營部】-【安裝工藝】的工作流程為例,之前,電梯安裝說明書的完整產出流程中常常需要多部門配合:

研發中心需要提供前期素材、內審后確定最終版電梯安裝說明書,工地運營部需要整合素材并形成電梯安裝說明書,圖文打印商則需將安裝說明書打印入包給相關部門,多部門間的文件交互十分頻繁。而以上流程中涉及的所有過程文檔,都是通過微信、QQ、郵件等形式進行傳輸,產品信息在各部門中流轉效率低下,特別是大文件傳輸時間成本高。

在西奧云上,工地運營部通過將研發中心拉入協作、將電梯安裝說明書外部協作給圖文打印商,便能實現跨部門的素材共享與內外部的高效協同辦公。同在協作文件夾內的工地運營部、研發中心同事及外部圖文打印商,可同時在線預覽電梯安裝說明書,有編輯權限的協作成員還可直接修改文件,保存后看到的均是最終版本,不再需要通過微信、QQ、郵件等平臺反復進行上傳、傳輸、下載等繁瑣步驟,原本需要數十次來回傳輸、接收、修改、確認2小時的文件現在只需30分鐘即可完成整套流程,時間成本節省75%;還可針對文件展開討論并將修改意見直接@相關人員,各部門間的溝通效率也得到了很大提升。

打通信息共享渠道,總部與分公司文件協作更便捷

此前,西奧電梯分、總公司的信息共享受地域限制,總部向分公司信息下發、收集沒有統一的平臺,利用微信、QQ、郵件等方式在傳輸效率、安全管控等方面存在諸多弊端,給工作帶來很大的不便利性:

(1)總部-銷售管理部通過郵件分發銷售政策、產品合同資料給分公司人員,分公司的銷售數據再通過郵件分別發送至總部人員郵箱,總部人員需要單獨一個個下載,機械重復的操作浪費工作時間;

(2)總部-工地運營部向分公司下發安裝資料和視頻,用社交平臺如QQ傳輸效率低、且幾天后文件就過期了不可追溯,也沒有權限管控能力。

而在使用西奧云之后,總部與分公司、西奧電梯與代理商、研發與生產之間信息共享渠道被打通,上述問題得到有效解決,文件協作效率也有了顯著提升:

(1)在西奧云上,為分公司銷售支持創建群組并拉通協作,相關人員即可共享總部銷售政策、產品資料。同時,分公司成員還可快速上傳各自的銷售數據文件至指定文件夾,收集工作輕松完成;

(2)總部-工地運營部將分公司工程安裝、工程服務人員作為群組拉通協作,共享總部的電梯安裝視頻資料,避免了傳輸效率低、文件過期的弊端。同時,通過靈活的權限設置:分公司人員可直接在線預覽視頻,但不能下載與分享,以此保證文件的安全性。

搭建信息傳遞橋梁,確保外發文件安全可控

在日常工作中,各分、子公司、上游供應商及下游代理商間業務線繁多,往往需要多方傳遞信息:上游供應商負責電梯零配件生產并供貨給總部及分、子公司,由總部及分、子公司負責電梯整機綜合服務;各層級公司又將電梯產品授權給下游經銷商,由他們負責代理電梯銷售、安裝、維修、保養等服務。

此前,工地運營部通過郵件、QQ等方式向代理商發送文件,無法統一管理和進行文件安全管控。再加上電梯安裝、維修的視頻指導資料多為幾百M,傳統的文件傳輸方式大多對速度有所限制,且更新版本后又需重新發送、傳輸,多版本資料導致信息錯亂的現象也是屢見不鮮,很顯然已經無法滿足工地運營部的需要。如何保證各渠道各級代理商快速獲取最新產品資料,權限又能可控,并保證信息的一致性和實時更新顯得尤為重要。

為方便代理商及時查看到企業資料,總部-工地運營部在西奧云開通了一個外部協作賬號,可供近千人的外部代理商共用。同時,外部協作人員可在線預覽音視頻,在外安裝電梯人員還可使用APP離線功能,將大視頻文件離線后再觀看,既省流量又能加快預覽速度。此外,通過“不允許下載與分享”的協作權限設置,可有效保證文件安全性。

目前,西奧電梯內部使用億方云的員工人數已有1500多人,西奧云上建立起文檔目錄數百個,上傳工作文件數百萬個。而通過億方云的使用,跨區域、分公司及各大部門間可實現各訂單資料、項目文件、產品型號、電梯生產進度等資料的快速傳輸、同步和共享,自身客戶服務能力和效率都得到了大幅提升。

此次獲獎,是西奧電梯對億方云產品功能、體驗、服務等各方面能力的極大肯定。而事實上,在服務層面能力的調研與產品選型過程中,西奧電梯CIO 王孝全表示:億方云的“客戶成功體系”才是最為新穎與吸引眼球的。除了輻射全國的專業服務團隊及體系外,還可根據企業自身需求,提供個性化定制服務。

西奧電梯希望在做好企業核心數據資產的統一管理、沉淀、整合等體系化管控的基礎上,更充分地將企業知識精髓傳達給每個員工,并真正應用到實際工作中。未來,通過與億方云展開的更深入合作,西奧電梯還將為西奧云個性化定制更多智能化辦公元素,完成更深層的知識管理。


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