【使用分享】職場新人須知的高效工作寶典

小魚是一名互聯網公司的商務助理實習生,每周一、三、五在公司辦公,工作內容主要負責幫助VIP客戶服務顧問做合同的登記、審核、歸檔、回款查詢及各業務l流程配合等。


“小魚,這個幫我看下有沒有回款?”

“小魚,這個XX公司的訂單幫我看下是否開通?”

“小魚,這個XX公司的合同下班前能發給我嗎?”

“小魚,……”

入職的第一天,作為剛走出大學校園的乖學生,沒有職場經驗,面對同事撲面而來的各種需求,小魚經常一頭霧水:由于不清楚每份文件具體放在哪,找起來很花時間,對各需求流程的不了解,導致與顧問們反復溝通需求也很費時,工作效率低下還經常自我懷疑。

但在使用億方云之后,以上這些瑣碎的問題都得以解決:原本費時費力需要加班兩小時才能完成的“找資料、填需求、發文件”等操作現在只要半天就能完成,工作效率明顯提升,同時還有更多時間完成新需求、解鎖新技能。

那么,對于職場新手小魚來說,她是如何通過億方云走出低效誤區,在職場中實現快速成長的呢?

自我學習


辦公軟件初體驗,先從幫助中心入手

因為是第一次接觸到辦公類軟件,登錄億方云之后我先點開右上角的幫助中心,看完“文件應該上傳到哪里?”、“如何上傳文件夾?”、“如何與他人共享?” 等常見問題的詳細解答過后,對億方云的操作方法便有了大概了解。


文件管理


1.上傳本地文件

首先,我會將原先存放在本地的各類文件上傳至億方云上指定目錄之下,例如先在個人文件夾下建立“合同數據管理”文件夾,將本地“合同數據統計表”上傳至此文件夾下。


【快捷小貼士】文件上傳除傳統的“上傳—選擇文件—確認”方式外還可直接拖拽上傳


2.同步重要資料

由于習慣在電腦本地編輯文件,因此像合同數據統計、訂單記錄等需要每天統計的文件我會在億方云上開啟同步?!岸ㄎ恢林匾募緱妗慊魍槳磁ァ焙?,就能實現本地和云端的實時備份。而具體的本地保存位置,可以自定義設置。


打開本地同步文件夾下相應的文件,修改并保存后,會立刻自動上傳到云端備份。


3.添加常用文件

而對于平時最常用的那些文件,我會單擊右鍵添加常用。


添加常用后的文件都將顯示在快速入口之下,方便后續快速訪問。


團隊協作


作為商務助理,我和所有VIP客戶服務顧問們都同屬【VIP服務部】,平時大部分的協作場景也都是與顧問之間展開。

場景一:1個月前的文件,如何快速找到并發給顧問? 

1.全文搜索

之前顧問想要一份文件我可能要問好個人再找上半天才能最終拿到。但現在,通過搜索文件關鍵詞、時間、類型、標簽等方式就能快速找到。


2.在線預覽

模糊搜索后,界面可能會有出現相關的很多文件。這時就可以通過在線預覽的方式來確認是否是所需的目標文件。


(億方云支持100+種格式文件的在線預覽,常用的Offic、PDF及特殊的PSD、DWG、AI都支持)

3.文件分享

確定了具體文件后,可選擇“分享給同事”直接發或“通過鏈接分享“生成鏈接后微信發給相關顧問。


場景二:主管急需所有合同數據匯總信息,如何快速統計?

合同數據相關的信息一般都是由對應的客戶服務顧問自己保管,因此需要所有顧問都參與信息填寫。

1.建立一起寫表格

首先,我會在億方云的【VIP服務部】部門文件夾下新建“合同數據統計表”一起寫表格,讓所有顧問都能一同參與填寫。



2.評論處@相關同事

合同數據統計表建立完畢后,在下方添加評論即可告知顧問們填寫該表的注意事項及具體截止日期,并@相關成員。


此外,由于億方云具備多端同步的能力,小魚在校期間也可以用手機或者電腦登陸億方云客戶端,查看、推進相關工作任務,即使每周只有一、三、五三天時間在公司,也能高效完成本職工作,做到學習、工作兩不誤。

如果你也和曾經的小魚一樣,正被低效工作方法所困擾,歡迎選擇億方云,讓我們幫你:告別錯誤的工作方式,成為高效職場人!


上一篇
【知識分享】做好市場活動策劃,有這三個工具就夠了!
【知識分享】做好市場活動策劃,有這三個工具就夠了!
在這個資訊傳播迅速的時代,媒體、廣告等傳統營銷方式已經很難吸引大眾眼球。而活動營銷作為一種訊息投放最精準、與客戶接觸最直接、傳播轉化率最高的...
2019-05-05
下一篇
【知識分享】解鎖EXCEL套表新技能
【知識分享】解鎖EXCEL套表新技能
!日常工作中,你是否經常被大表哥Excel上的無數復雜數字、難懂函數邏輯搞得暈頭轉向?在這個數字化時代,與大表哥EXCEL打交道似乎已經成為...
2019-04-22